Kompetencje działów - Powiatowy Urząd Pracy w Nowym Tomyślu

Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Nowym Tomyślu określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych, wchodzących w jego skład.

Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności:

promocja usług Urzędu i reprezentowanie go na zewnątrz,
planowanie oraz określenie celów i kierunków działania PUP,
realizacja z upoważnienia Starosty zadań określonych w ustawie o rynku pracy
i służbach zatrudnienia oraz w innych przepisach prawa, w szczególności w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP oraz ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
wydawanie zarządzeń, poleceń służbowych oraz z upoważnienia Starosty decyzji administracyjnych,
planowanie i dysponowanie środkami FP i innych funduszy celowych w szczególności pochodzącymi z funduszy Unii Europejskiej,
planowanie i dysponowanie środkami budżetu PUP,
współpraca z partnerami rynku pracy przy realizacji projektów mających na celu aktywizowanie lokalnego rynku pracy,
opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia Zarządowi Regulaminu organizacyjnego PUP oraz projektów zmian do regulaminu,
opracowywanie i przedkładanie Radzie Powiatu do uchwalenia Statutu PUP,
pełnienie funkcji administratora danych osobowych,
zatrudnianie, zwalnianie, dokonywanie oceny pracowników PUP oraz powoływanie zastępcy,
nadzór i koordynacja zadań z zakresu obsługi informatycznej,
nadzór i koordynacja zadań z zakresu dostępu cudzoziemców z państw spoza Unii Europejskiej/Europejski Obszar Gospodarczy do polskiego rynku pracy zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
inicjowanie i organizowanie projektów lokalnych i innych działań na rzecz aktywizacji bezrobotnych, poszukujących pracy i innych uprawnionych osób,
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Starostę i proponowanych przez Marszałka Województwa lub innych partnerów rynku pracy,
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań związanych z rehabilitacją zawodową osób niepełnosprawnych,
realizacja zadań wynikających ze strategii powiatu oraz powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych,
opracowywanie i koordynowanie realizacji powiatowego programu aktywizacji lokalnego rynku pracy,
nadzór nad wdrożeniem i stosowaniem standardów udzielania form pomocy osobom i podmiotom uprawnionym, w tym poprzez organizowanie i przeprowadzanie kontroli,
opracowywanie i realizowanie programów finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy.
sporządzenie sprawozdań.

Do kompetencji Zastępcy należy w szczególności:

zastępstwo Dyrektora w czasie jego nieobecności w zakresie zadań i kompetencji wyznaczonych przez Dyrektora,
współdziałanie w zakresie aktywności zawodowej, wspierania zatrudnienia
oraz rynku pracy w powiecie, o których mowa w art. 38 ust. 1 ustawy,
realizacja zadań określonych w ustawie w ramach powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych,
organizowanie pracy i nadzór nad działalnością podległych komórek organizacyjnych,
przeprowadzanie ocen okresowych podległych pracowników,
promocja usług Urzędu i reprezentowanie PUP na zewnątrz w zakresie powierzonych kompetencji,
nadzór nad realizacją zadań z zakresu rejestracji osób bezrobotnych i poszukujących pracy oraz prowadzenia ewidencji i przyznawania świadczeń,
nadzór nad ewidencją wyjść prywatnych pracowników PUP oraz kontrola dyscypliny pracy,
nadzór nad szkoleniami pracowników urzędu,
organizowanie programów specjalnych i pilotażowych,
procedowanie spraw w Systemie Obsługi Wsparcia Finansowego ze środków PFRON (SOW), nadzór i kontrola,
nadzór nad realizacją zadań wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych w podległych komórkach organizacyjnych,
organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów;
nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu i oprogramowania komputerowego;
przygotowywanie dokumentacji do składnicy akt,
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,
udostępnianie informacji publicznej
sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego, w tym do głównego księgowego PUP zgodnie z ustawą o finansach publicznych, należy m.in.:

prowadzenie rachunkowości jednostki;
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
dokonywanie wstępnej kontroli:
1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
  i finansowych.
prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki;
dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego PUP;
naliczenie wynagrodzeń i pozostałych świadczeń dla pracowników urzędu oraz prowadzenie ich rozrachunków;
sporządzanie deklaracji PIT pracowników;
gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych, zaginięciem lub zniszczeniem;
nadzorowanie gospodarki i polityki finansowej PUP;
opracowywanie projektów planów finansowych PUP i ich zmian, na podstawie informacji o planowanej wysokości wydatków, przekazywanych przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych PUP,
dokonywanie bieżącej analizy wykonania planów finansowych i bieżące informowanie dyrektora PUP o stopniu realizacji wydatków oraz prawidłowości wydatkowania środków otrzymanych na wydatki z budżetu państwa, Funduszu Pracy, budżetu samorządu, EFS i innych funduszy celowych;
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad dokonywania wydatków publicznych (w sposób terminowy, celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów);
czuwanie nad prawidłowością umów zawieranych przez PUP pod względem finansowym;
zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów księgowych,
wykonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych PUP;
prowadzenie spraw osobowo – kadrowych pracowników urzędu;
realizacja zadań związanych z naborem pracowników i służbą przygotowawczą;
inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy PUP;
zakres uprawnień i odpowiedzialności oraz tryb pracy głównego księgowego określają odrębne przepisy,
przygotowywanie dokumentacji do składnicy akt;
delegowanie pracowników do zespołów i komisji zadaniowych w tym do kontroli prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,
sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Do zakresu zadań działu Ewidencji, Świadczeń i Informacji należy:

rejestrowanie zgłaszających się osób bezrobotnych i poszukujących pracy,
obsługa osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy,
weryfikacja przedkładanych dokumentów dotyczących sytuacji osób bezrobotnych, poszukujących pracy, w tym ewidencja uprawnień zawodowych, zaświadczenia zawodowego, czasookresu stażu pracy na podstawie przedkładanych dokumentów zawodowych i świadectw pracy,
wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z obowiązującą ustawą,
sporządzanie list wypłat świadczeń osób bezrobotnych z prawem do zasiłku,
obsługa świadczeń dla bezrobotnych w zakresie dodatku aktywizacyjnego,
obsługa świadczeń dla bezrobotnych w zakresie wypłaty stypendium,
sporządzanie informacji o dochodach oraz przekazywanie drogą elektroniczną
do urzędu skarbowego,
zgłaszanie osób bezrobotnych i członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego oraz potwierdzanie okresów składkowych zgodnie z ustawą o emeryturach
i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
wydawanie wszelkich zaświadczeń potwierdzających status, pobierane świadczenia oraz ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych,
obsługa zwrotu nienależnie pobranych świadczeń zgodnie z obowiązującą ustawą,
opracowywanie wyjaśnień do składanych odwołań od decyzji administracyjnych,
udzielanie informacji z zakresu ewidencji i świadczeń oraz uzupełnienie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie PUP,
wykonywanie zadań wynikających z Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego państw członkowskich Unii Europejskiej oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarła dwustronne umowy międzynarodowe
o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych,
współpraca instytucjami w zakresie rejestracji osób bezrobotnych i poszukujących pracy,
dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników,
ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników,
przygotowywanie dokumentacji do składnicy akt osób bezrobotnych oraz jej obsługa,
delegowanie pracowników do zespołów i komisji zadaniowych w tym do kontroli prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,
Obsługa w zakresie indywidualnych kont w systemie teleinformatycznym,
sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Do zakresu zadań Działu CAZ należy:

dokonywanie kontroli przyznawanych form pomocy w tym KFS w zakresie prawidłowości realizacji zawartych umów i wydatkowania środków zgodnie z ich przeznaczeniem. Kierowanie komórką ds. kontroli powierza się Kierownikowi Działu CAZ;
Ustala się kierownika komórki ds. kontroli w osobie Kierownika Działu CAZ.
udzielanie pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych;
nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z pracodawcami;
pozyskiwanie informacji niezbędnych do oceny sytuacji na rynku pracy i tworzenia baz danych w tym zakresie;
pozyskiwanie i realizowanie ofert pracy;
inicjowanie i organizowanie kontaktów osób bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami;
organizowanie giełd pracy i targów pracy;
udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy;
organizowanie i finansowanie form pomocy określonych w ustawie, w szczególności pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego, szkoleń, staży oraz prac interwencyjnych i robót publicznych;
nadzór prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;
realizacja zadań określonych w ustawie w ramach powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych;
udzielanie informacji o zakresie form pomocy i możliwości ich zastosowania;
współpraca z gminami w zakresie upowszechniania ofert pracy oraz informacji o wolnych miejscach pracy, informacji dotyczących form pomocy określonych w ustawie oraz realizacji wobec długotrwale bezrobotnego działań wynikających z porozumienia o współpracy, o którym mowa w art. 198, oraz w zakresie zatrudnienia socjalnego, o którym mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym;
współpraca z WUP, w tym w zakresie świadczenia form pomocy określonych w ustawie;
współpraca, w szczególności ze szkołami ponadpodstawowymi, uczelniami i podmiotami ekonomii społecznej w zakresie realizacji poradnictwa zawodowego,w tym promowania uczenia się przez całe życie oraz działań informacyjnych dotyczących wsparcia skierowanego do osób do 30. roku życia;
realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami w szczególności:

a) realizowanie działań sieci EURES na terenie powiatu we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami województw oraz innymi podmiotami uprawnionymi do realizacji działań sieci EURES,

b) realizowanie zadań związanych z udziałem w partnerstwach transgranicznych EURES na terenie działania tych partnerstw;

18. realizowanie zadań wynikających z umów międzynarodowych i innych porozumień z partnerami zagranicznym w obszarze migracji zarobkowych;

19. realizacja zadań związanych z KFS, w szczególności udzielanie pomocy pracodawcom poprzez finansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców;

20. opracowywanie i realizowanie programów finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy;

21.realizowanie programów regionalnych na podstawie porozumienia zawartego z WUP;

22. realizowanie kampanii informacyjnych i promujących działania WUP i PUP;

23. inicjowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu identyfikację, dotarciez informacją o możliwościach skorzystania z form pomocy określonych w ustawiei zmotywowanie do aktywności zawodowej osób niezarejestrowanych, w tym osób biernych zawodowo, samodzielnie lub we współpracy, w szczególności z podmiotami ekonomii społecznej, jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej, podmiotami systemu oświaty, uczelniami;

24. udzielanie osobom bezrobotnym i poszukującym pracy informacji i wyjaśnień dotyczących praw i obowiązków;

25. weryfikowanie warunków do posiadania statusu bezrobotnego w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i CEIDG, przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw pracy;

26. pozyskiwanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacji o zaległościach w ZUS, KRUS, US;

27. udzielanie pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do prac;

28. udzielanie bezrobotnym, poszukującym pracy lub osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, informacji o ofertach pracy upowszechnianych w bazach ofert;

29. inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych, poszukujących pracy lub osób niezarejestrowanych, w tym osób biernych zawodowo, i pracodawców, w tym w formie giełd pracy lub targów pracy;

30. nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z bezrobotnymi, poszukującymi pracy lub osobami niezarejestrowanymi, w tym osobami biernymi zawodowo,oraz pracodawcami;

31. zgłaszanie w imieniu pracodawców ofert pracy do bazy ofert pracy ePraca;

32. weryfikowanie czy oferta pracy nie narusza zasad, równego traktowania w zatrudnieniu w rozumieniu przepisów prawa pracy lub dyskryminują kandydatów do pracy;

33. w ramach poradnictwa zawodowego udzielanie pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w wyborze lub zmianie zawodu, miejsca pracy, kierunku kształcenia lub szkolenia, w planowaniu rozwoju zawodowego, a także przedsiębiorcom w planowaniu działań, których celem jest adaptacja do wymogów rynku pracy, w tym podnoszenie kompetencji zawodowych;

34.przygotowywanie i realizacja Indywidualnych Planów Działania;

35. kontakt z bezrobotnym/ poszukującym pracy realizowany w formie spotkania, rozmowy telefonicznej albo wymiany informacji drogą elektroniczną lub pocztową;

36. wsparcie osób długotrwale bezrobotnych lub bezrobotnych, będących osobą do 30. roku życia, którzy podjęli zatrudnienie, inną pracę zarobkową lub rozpoczęli działalność gospodarczą, przez okres do 60 dni od dnia jego wyrejestrowania;

37. kierowanie w uzasadnionych przypadkach bezrobotnych na badania lekarskie lub na specjalistyczne badania psychologiczne i lekarskie umożliwiające wydanie opinii o przydatności zawodowej do pracy i zawodu lub kierunku szkolenia;

38. realizowanie zadań związanych ze stosowaniem instrumentów rynku pracy

39. realizowanie innych programów związanych z aktywizacją zawodową;

40. wykonywanie zadań z uwzględnieniem realizacji projektów dofinansowanych z EFS;

41. tworzenie banku programów;

42. prowadzenie barometru zawodów;

43.realizowanie projektów w zakresie aktywności zawodowej, wspierania zatrudnienia oraz rynku pracy, wynikających z programów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus i Funduszu Pracy;

44. dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników,

45. ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników,

46, prowadzenie internetowego serwisu informacyjnego PUP;

47. przygotowywanie dokumentacji do składnicy akt;

48. delegowanie pracowników do zespołów i komisji zadaniowych w tym do kontroli prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;

49. koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,

50. obsługa w zakresie indywidualnych kont w systemie teleinformatycznym,

51. sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Do zakresu zadań osób zatrudnionych na samodzielnym stanowisku do spraw zatrudniania cudzoziemców należy:

udzielanie informacji i wyjaśnień z zakresu przepisów prawnych regulujących zatrudnianie cudzoziemców,
realizacja procedury związanej z wydawaniem zezwoleń na pracę sezonową
dla cudzoziemców,
realizacja procedury związanej z wydawaniem oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom,
sporządzanie i przekazywanie informacji statystycznych z zakresu prowadzonych spraw,
przekazywanie akt do archiwum zakładowego z zakresu działania Komórki organizacyjnej,
obsługa systemów teleinformatycznych
współpraca i pozyskiwanie informacji z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych w celu ustalenia okoliczności istotnych w postępowaniu
z Państwową Inspekcją Pracy, Strażą Graniczną, Krajową Administracją Skarbową, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Krajowego Zbioru Rejestrów Ewidencji i Wykazu w sprawach cudzoziemców, Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, Rejestru Pesel,
udostępnianie danych na wniosek organom wymienionym w art. 76 ust. 1 ustawy
o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
pozyskiwanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego celem ustalenia okoliczności istotnych w postępowaniach o wydanie zezwolenia na prace sezonową i wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcom,
prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz nadzór nad gospodarką majątkiem trwałym;
przygotowywanie dokumentacji do składnicy akt;
delegowanie pracowników do zespołów i komisji zadaniowych w tym do kontroli prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,
obsługa w zakresie indywidualnych kont w systemie teleinformatycznym,
sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Do zakresu zadań osoby na samodzielnym stanowisku ds. administracyjno- organizacyjnych, obsługi sekretariatu oraz archiwizacji dokumentów należy:

opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych wydawanych przez Dyrektora oraz koordynacja ich wdrażania i realizacji,
inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy PUP,
nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie,
wdrażanie stosowania Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji Archiwalnej i Rzeczowego Wykazu Akt,
koordynacja konferencji, wystąpień i stanowisk PUP w sprawach z zakresu działania PUP,
koordynacja współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie działania Urzędu,
prowadzenie sekretariatu oraz elektronicznego obiegu dokumentów,
obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora,
gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora,
obsługa techniczna PRRP oraz Komisji,
prowadzenie rejestru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Dyrektora,
prowadzenie spraw w zakresie przyjmowania obywateli w sprawach skargi wniosków,
rejestracja i nadzór nad prawidłowym i terminowym rozpatrywaniem skargi wniosków,
koordynacja i współpraca z Komórkami organizacyjnymi w zakresie stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
realizacja i prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
zabezpieczanie mienia PUP, administrowanie majątkiem PUP, opracowywanie, weryfikowanie i realizacja planów zakupów,
prowadzenie spraw związanych z konserwacją urządzeń oraz z zaopatrzeniem materiałów technicznym z zachowaniem przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych,
prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby PUP,
zaopatrywanie pracowników w środki techniczno-biurowe,
prowadzenie składnicy akt PUP, współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w procesie przemieszczania zasobów archiwalnych,
przedstawianie Dyrektorowi do zatwierdzenia wniosków i propozycji rozwiązań usprawniających pracę Urzędu,
wykonywanie zadań związanych z udostępnianiem informacji publicznych, w tym prowadzenie Facebooka i BIP oraz wprowadzanie zmian na stronie internetowej Urzędu,
koordynowanie zadań z zakresu zapewnienia dostępności osób ze specjalnymi potrzebami,
ewidencja i nadzór nad wdrażaniem zaleceń zewnętrznych jednostek kontrolnych,
ewidencja i wysyłka listów oraz obsługa e-doręczeń.
pobierania zwolnień lekarskich bezrobotnych oraz pracowników z PUE ZUS.
administrowanie powierzonym majątkiem PUP;
udział w zespołach i komisjach zadaniowych powołanych przez Dyrektora w celu kontroli prawidłowości realizowanych form pomocy określonych w ustawie;
koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,
sporządzenie sprawozdań statystycznych.

Aktualizacja 01.07.2025 na podstawie Regulaminu Organizacyjnego PUP z dnia 30.06.2025